Le plan de communication est indispensable pour définir la manière de promouvoir votre événement. Il permet notamment d’améliorer votre stratégie promotionnelle et d’identifier les moyens les plus adaptés à sa réalisation. L’idée est de ne rien laisser au hasard pour optimiser la portée et l’impact du message. Ainsi, vous pourrez convertir les cibles en participants et garantir la réussite de votre projet.
Comment se présente un plan de communication ?
Le lancement d’une campagne de promotion exige, en amont, l’élaboration d’un plan de communication pour votre événement. Il permettra de définir et de coordonner les ressources à mobiliser, les leviers à déployer… Ainsi, vous saurez, par exemple, quel canal privilégier pour gagner en visibilité, atteindre vos cibles et remplir vos objectifs.
L’équipe exécutive a d’ailleurs besoin de cette ligne directrice pour rester cohérente et optimiser l’impact de vos actions. En effet, toute la démarche doit être en accord avec l’événement pour susciter l’attention et l’engagement du public. Ce principe reste valable qu’il s’agisse d’organiser un festival, un salon ou une rencontre entre professionnels.
Autrement dit, le plan de communication s’impose comme la base même de la promotion et de la réussite de votre projet. Il couvre à la fois le support, le contenu et les cibles de vos messages promotionnels.
Avec un plan pertinent, le public sera plus réceptif à votre sollicitation et disposé à participer à l’événement. Vous serez donc en mesure d’atteindre vos objectifs. Dans le cas contraire, vous risquez de vous éparpiller, gaspillant ainsi votre temps et vos ressources. Ce scénario serait regrettable au regard du potentiel de votre projet.
En somme, vous avez besoin d’un plan pour optimiser la gestion et l’efficacité de la promotion de votre événement. Il doit être clair, précis et détaillé. De cette manière, vous éviterez toute contreperformance. Par ailleurs, ce guide vous aidera à maîtriser votre communication et votre image auprès du grand public.
Plan de communication pour événement : contexte, cible, objectif et axe de communication
Le plan de communication d’un événement nécessite un important travail de préparation en amont. Pour vous guider, référez-vous aux questions élémentaires : qui ?, quoi ?, pour qui ?, où ? et comment ? Vos annonces sont censées aider le public à y répondre avant d’inciter à l’engagement. Par ailleurs, vous devez définir au préalable le contexte, la cible, l’objectif et l’axe de communication.
Vous avez avant tout besoin de connaître le contexte, pour réussir à communiquer autour d’un événement. Vous devez tenir compte des derniers retours des médias et des participants sur les manifestations récurrentes. Vous pourrez ainsi réajuster votre stratégie en conséquence. Sur les nouveaux projets, analysez les concepts similaires pour connaître la situation et apprendre des erreurs de la concurrence.
Votre communication perdra forcément en cohérence et en efficacité, si vous visez le public en général. En effet, ce concept trop vague n’a aucun sens et ne permet pas de mesurer l’impact du message. Il vaut mieux segmenter la population et définir vos cibles. De plus, cette approche ciblée favorise l’engagement des consommateurs.
Dans l’événementiel, la communication vise à élargir l’audience pour obtenir une forte affluence lors de la manifestation. Ces objectifs se résument en trois points : promouvoir (faire connaître), séduire (faire aimer) et convertir (faire participer). Sur ces bases, vous devez savoir précisément le but de chaque opération pour une efficacité optimale.
Enfin, l’axe de communication représente le fil directeur de toute la démarche. Il garantit la cohérence et la pertinence de vos initiatives. Ce conducteur se dessine après avoir défini vos cibles et vos objectifs. Ainsi, vous éviterez les contradictions entre vos actions et votre but.
Élaborer une stratégie de communication
Pour des raisons pratiques, les organisateurs commencent souvent par le plan de communication pour un événement. Il englobe notamment les canaux privilégiés, le calendrier, le média planning, etc. Cette approche opérationnelle permet d’explorer des idées et de développer des concepts sans perdre de vue la réalité de terrain.
La stratégie de communication, de son côté, appréhende la démarche de manière plus globale. Elle définit votre positionnement et vos objectifs dès le début de la phase de préparation. À ce stade, vous devez définir la nature et l’envergure de l’événement (local, national ou international). Ces facteurs dicteront ensuite les médias à contacter, les contenus à préparer, etc.
Les termes « plan » et « stratégie » se confondent souvent dans le langage courant. Pourtant, le premier concept représente la version opérationnelle du second. Quoi qu’il en soit, vous serez obligé de réajuster continuellement votre stratégie de communication en concrétisant votre plan.
La budgétisation, par exemple, est un élément stratégique. Elle s’effectue a priori avant de passer à phase de planification. Toutefois, vous connaîtrez une partie des fonds nécessaires seulement après avoir défini les canaux adéquats (journaux, radios, internet, etc.). Ces derniers se définissent pourtant dans le cadre du plan de communication.
En somme, vous pourrez élaborer une stratégie efficace en vous basant sur les contraintes réelles de la communication. La mise en œuvre du plan établi vous permettra justement d’avoir un aperçu de ces problèmes. Le tout consiste à rester réactif pour optimiser l’impact et les résultats de votre campagne de promotion.
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