La communication avec le public est essentielle dans l’événementiel. Vous avez ainsi besoin d’une bonne relation presse pour promouvoir vos projets et améliorer votre image. Cependant, il est souvent difficile d’attirer l’attention des journalistes sur un organisateur ou un événement peu connu. Vous devez, dans ce cas, redoubler d’effort pour mener à bien votre campagne de promotion.
Établir un plan de communication à destination des journalistes
Pour promouvoir votre événement, vous devez dans un premier temps établir un plan de communication clair. Cette stratégie définit notamment les médias à privilégier (journal, radio, etc.) et le niveau de couverture visé (local ou national). Vous réussirez à faire venir la presse en priorisant les interlocuteurs sensibles à votre projet.
Envoyez ensuite un communiqué de presse aux médias choisis dans votre stratégie promotionnelle. Cette opération s’effectue généralement deux, voire trois semaines avant l’événement. Le contenu du document doit être clair et concis. Il devrait permettre de connaître rapidement l’organisateur, l’objet, le lieu et le déroulement de la manifestation.
Après l’envoi, le communiqué de presse peut être suivi par téléphone en contactant les médias approchés. Cette précaution est surtout nécessaire pendant les périodes particulièrement compliquées au niveau de la programmation (Noël, J.O, etc.). Si un journaliste vous rappelle, il s’agit souvent d’un très bon signe. Il cherche en effet à obtenir plus d’informations sur l’événement.
Vous pouvez aussi profiter de cette occasion pour prendre rendez-vous avec la personne intéressée par votre projet. Votre rencontre pourrait notamment déboucher sur un article, une entrevue radio, une invitation sur un plateau télévisé… Tout dépend en réalité des médias contactés.
En définitive, l’intérêt des journalistes améliorera significativement la visibilité de l’événement auprès du grand public. Vous envisagez d’organiser un festival ou encore un salon ? Prenez soin de votre relation presse et affinez votre plan de communication !
Rédiger un communiqué et un dossier de presse qualitatifs
Afin de faire venir la presse, vous devez faire preuve de professionnalisme et être convaincant en tant qu’organisateur. Cette démarche passe nécessairement par un communiqué ou un document de presse de grande qualité. La différence entre les deux réside dans la quantité d’informations fournies dans le dossier.
Toutefois, le communiqué de presse ne doit pas être bâclé pour autant. Il est censé être concis, mais non tronqué, laconique ou incomplet. De même, le document de presse n’est pas supposé contenir des données superflues et autres remplissages. Ces deux supports doivent par ailleurs être suffisamment informatifs et intéressants pour séduire les médias.
Concrètement, le dossier de presse est plus riche et complet qu’un communiqué. Il associe généralement des textes et des illustrations. De ce fait, vous devez utiliser la charte graphique de l’événement en rédigeant ce document. Il s’agit surtout d’une exigence de cohérence, plutôt que d’une règle. Néanmoins, vous imposez déjà votre signature visuelle à ce stade.
Cela dit, médiatiser un événement implique un travail de longue haleine en amont, bien avant les communiqués. La réussite de la campagne repose d’ailleurs sur votre capacité à établir et à entretenir des relations humaines. En effet, vous avez intérêt à prendre contact avec les journalistes au moins trois mois avant la date envisagée.
Ainsi, vous n’aurez plus à vous présenter le moment venu. L’attention se focalisera immédiatement sur votre projet. Cette démarche facilitera également la mise en place de partenariats et d’éventuelles exclusivités sur la couverture médiatique de l’événement.
Vous rappeler à leur bon souvenir : save the date, invitation une semaine avant
Outre les démarches de rigueur, vous avez besoin d’effectuer des rappels pour faire venir la presse au moment convenu. Ces professionnels ont en effet un calendrier chargé et changeant. De ce fait, votre événement peut facilement se perdre au milieu des rendez-vous et autres conférences de presse. Vous risquez aussi d’être tout simplement oublié par les médias approchés.
En guise de rappel, vous pouvez notamment recourir à un save the date ou à une invitation formelle. Ainsi, vous serez au moins sûr d’avoir une place dans l’agenda des journalistes. Profitez également de cette occasion pour rappeler quelques détails sur l’événement, comme les règles d’accréditation par exemple.
Cette initiative est nécessaire pour garantir la présence de la presse et assurer votre gain de visibilité. Toutefois, l’opération se révèle assez délicate dans la pratique. Les personnes contactées risquent de se sentir harcelées, si vous manquez de finesse. Pourtant, ils pourraient aussi vous oublier, sans un rappel efficace. Le tout consiste donc à faire preuve de subtilité.
Une des meilleures solutions consiste à révéler certaines informations à travers le save the date. Ce dernier sera ainsi considéré comme un moyen de communication supplémentaire par rapport au programme prévu. Enfin, il vaut mieux envoyer le rappel au cours de la semaine précédant l’événement. De cette manière, les invités anticiperont cette rencontre et s’en souviendront facilement le moment venu.
Photo de couverture @Polinaloves via twenty20.com
